Se você quiser se tornar especialista na arte de estocar insumos sem desperdiçá-los ou sentir falta dos mais importantes em momentos críticos, tenha uma ficha técnica para cada prato do seu estabelecimento e registre as entradas e saídas das prateleiras e geladeiras, preferencialmente contando com a tecnologia.
Com um pouco de paciência, muito comprometimento e soluções adequadas de automação, a gestão eficiente de insumos no foodservice se torna parte da sua rotina e do cotidiano dos seus funcionários também.
E não só vai ajudar na redução de desperdícios no restaurante, como terá impacto no aumento do faturamento e na satisfação do consumidor. Este artigo traz o incentivo que você precisa para arrasar.
Os 4 pilares do controle de estoque de um restaurante
Toda e qualquer gestão de estoque no foodservice precisa ser baseada em previsão de demanda, tempo de reposição, ponto de pedido e contagem de inventário. Não sabe o que isso quer dizer? A gente explica!
1. Previsão de demanda
Quem quer controlar o estoque precisa conseguir prever, com o máximo de exatidão, quantas unidades ou quantos quilos de cada insumo precisa comprar a cada nova encomenda com fornecedores.
Isso deve ser feito com ajuda de análises de vendas anteriores, considerando a sazonalidade e até o momento do mês, já que o dia do pagamento impacta na decisão do público de sair ou não para comer.
O pilar da previsão de demanda evita que faltem ou sobrem produtos no estoque e acaba tendo reflexos também na produção e até na logística do restaurante. Sem falar do fluxo de caixa!
2. Tempo de reposição
Outro pilar importante é o de “lead time”, ou seja, do tempo que demora entre o pedido de reabastecimento do estoque e a chegada dos novos produtos ao estabelecimento. Para calculá-lo, considere os prazos dos fornecedores, feriados nacionais, o trânsito na sua cidade etc.
3. Ponto de pedido
Não deixe de fora, ainda, o pilar do “ponto de pedido”, data e/ou hora que indicam o momento certo de fazer uma nova encomenda de insumos, considerando, justamente, o tempo de reposição e o consumo médio usado na previsão de demanda.
A depender do fornecedor, um pedido feito minutos depois do prazo combinado pode acabar causando enormes dores de cabeça! E estoque acabando antes da reposição é “86” na certa, né?
4. Contagem de inventário
O quarto e último pilar da gestão de estoque envolve a prática de checar e contar fisicamente os itens disponíveis nas prateleiras e geladeiras ou câmaras frias do estabelecimento.
Quem não conta inventário, nunca sabe exatamente o que tem ou deixou de ter!
Isso não só leva à falta de ingredientes e frustrações tanto de colaboradores quanto de clientes, como pode levar ao desperdício e às compras desnecessárias, à redução do lucro do restaurante e até a uma dificuldade muito maior na identificação de desvios, furtos ou perdas de insumos e utensílios.
Então, como fazer controle de estoque num restaurante?
Vá da elaboração de uma ficha técnica para cada prato e drink do restaurante até a automação comercial do seu estabelecimento e faça um golaço. Análises cautelosas e padrões rigorosos farão parte da sua jogada de mestre.
Olha só tudo o que você precisa somar aos quatro pilares conhecidos anteriormente!
Elabore uma ficha técnica para cada prato e drink
Uma ficha técnica completa e atualizada vai mostrar exatamente o que você precisa ter no seu estoque para produzir cada um dos itens do cardápio.
- Dê nomes aos itens
- Liste a quantidade de cada ingrediente da receita
- Anote o rendimento (porção)
- Descreva o modo de preparo
- Aponte o custo médio dos insumos e custo final da receita
- Registre o preço de venda
Assim começa a profissionalização da sua operação.
Descubra o que você mais precisa ter no estoque
Converse com o pessoal da cozinha, analise seus relatórios de vendas e busque os feedbacks dos clientes para descobrir quais são os pratos e as bebidas que mais vendem e, portanto, quais insumos você precisa manter constantemente em estoque ou repôr com frequência.
Teste manter um estoque mínimo
Não é uma verdade absoluta, mas funciona para muita gente: o estoque mínimo representa um “estoque de segurança”, ou seja, é composto apenas pela quantidade de insumos necessária para as produções do dia ou da semana + alguma quantidade extra a ser usada em casos de emergência.
Se você optar por trabalhar com o estoque mínimo + outros 50% da quantidade de insumos, já terá passado para o chamado “estoque médio”.
Divida o estoque em seco, refrigerado e congelado
Você percebeu algumas menções a prateleiras e geladeiras ou câmaras frias no decorrer deste artigo – até aqui? Elas existem porque o estoque nunca é uma parte só do restaurante: geralmente, o ideal é dividi-lo em três:
- Estoque seco: para ingredientes não perecíveis e que não precisam ser refrigerados, como grãos, cereais, massas, temperos e especiarias
- Estoque refrigerado: para itens perecíveis e/ou que devem ser refrigerados após abertos (conservas, leite em caixa, maionese etc.)
- Estoque congelado: para insumos perecíveis que exigem congelamento a temperaturas específicas, como carnes cruas, pescados e algumas sobremesas
A divisão vai auxiliar na armazenagem correta dos insumos do estoque e até mesmo no inventário!
Armazene os insumos de acordo com as orientações do fabricante
Ainda no quesito “armazenamento”, outro ponto fundamental para uma boa gestão de estoque é seguir as orientações dos fabricantes, guardando produtos de forma que sua conservação seja favorecida.
Vale para os perecíveis, é claro, mas não somente!
Sempre que tiver dúvidas, consulte especialistas para não cometer erros que podem prejudicar a adequação do seu negócio às normas da Vigilância Sanitária. Aliás, mais do que isso, a dica principal é contratar nutricionistas para inspeções e treinamentos periódicos.
Siga o princípio do “primeiro a entrar, primeiro a sair”
Uma das habituais técnicas para organizar o estoque do restaurante e reduzir desperdícios é o método “First In, First Out” ou “primeiro a entrar, primeiro a sair”, na tradução do inglês para o português.
Ele se resume no uso dos insumos pela ordem de compra e armazenagem, não aleatoriamente.
Novamente, nessa etapa do controle, vai entrar a importância das orientações de especialistas: etiquetas corretas, adequadas ao que pede a Anvisa, farão toda a diferença na identificação daquilo que precisa ser aproveitado e do que pode esperar mais um pouquinho na despensa.
Controle a entrada e saída de mercadorias com precisão
Para amarrar suas iniciativas do jeito certo, sempre que uma entrega chegar ao restaurante, você ou alguém de confiança precisa conferir cada item – um por um – e bater as informações do pedido com as da Nota Fiscal.
Lembre-se de registrar tanto data e hora do recebimento dos produtos, quanto da abertura de caixas ou pacotes com unidades que não serão usadas todas de uma vez e o momento de saída total dos itens do estoque.
Se possível, faça tudo isso por meio do uso de um sistema de controle de estoque para restaurantes. E, se quiser ainda mais eficiência, integre esse sistema de gestão a um cardápio digital!
Dica extra: use um cardápio digital para facilitar sua missão
Independentemente do formato, um bom cardápio digital com integrações a ERPs e PDVs pode lhe ajudar a manter um controle mais assertivo do estoque e dos padrões das suas produções, reduzindo desperdícios e colocando mais dinheiro no bolso no fim das contas.
Juntas, as tecnologias para restaurantes trabalham a favor da sua equipe e do seu patrimônio! Elas contribuem com:
- Registro das vendas e saídas de estoque em tempo real
- Planejamento de demanda
- Controle de custos
- Pagamento adequado de tributos
- Adequação do cardápio a partir de dados de consumo
- Inventários mais eficientes
Sem contar que são, hoje em dia, as queridinhas ao evitar prejuízos.
10 formas de evitar prejuízos no estoque de um restaurante
Fique só mais um pouco, para anotar as seguintes sugestões!
- Aproveitar a automação digital, implementando tecnologias favoráveis ao negócio
- Escolher um colaborador de confiança para ser o responsável pela gestão dos insumos
- Não normalizar o descarte de produtos mais antigos que perderam a validade
- Seguir as normas da Anvisa para etiquetagem e para armazenamento
- Adequar-se às orientações dos fabricantes
- Considerar a sazonalidade e variações no fluxo de clientes para ajustar compras
- Respeitar o espaço físico do estoque do restaurante, mesmo que os descontos sejam bons
- Registrar perdas e os motivos que levaram a elas para identificar e eliminar padrões
- Entender os motivos de priorizar o inventário e repassá-los aos funcionários
- Treinar a equipe garantir o aproveitamento total dos ingredientes
“Preciso colocar tudo isso em prática de uma vez?”. Não, mas vá se adaptando se quiser vencer a concorrência! Conte com a Goomer.
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