Para fazer o fechamento de caixa em um restaurante, você precisa estar disposto a seguir praticamente um passo a passo padrão todos os dias, que envolve etapas como conferir se todas as vendas registradas ao longo da operação realmente se transformaram em valores recebidos e registrar todas as diferentes formas de pagamento aceitas no estabelecimento.
O fechamento é parte essencial do controle do caixa, mas não exatamente o controle em si, apesar de muita gente confundir uma coisa com a outra. Tome cuidado!
— Fechamento de caixa → conferência final que verifica se tudo o que foi vendido realmente foi recebido e está corretamente registrado
— Controle de caixa → acompanhamento contínuo e organizado de todas as entradas e saídas de dinheiro ao longo da operação
Diferenciando os dois conceitos, a leitura deste artigo ficará mais fácil, assim como a aplicação das dicas que vêm a seguir.
Como fazer controle de caixa de restaurante?
Se é o controle e, portanto, o acompanhamento contínuo das entradas e saídas de dinheiro do caixa do seu restaurante que lhe garante que, no fim do expediente, da semana, do mês e do ano a gestão financeira seja nota 10 de 10, tenha alguns cuidados básicos:
- Registre todas as vendas no momento em que acontecem – sem exceção!
- Defina os responsáveis pelo caixa por turno da operação
- Padronize sangrias e suprimentos, definindo que toda retirada ou entrada de dinheiro deve ter motivo, valor, horário e assinatura registrados no sistema ou em relatório físico
- Controle cancelamentos e descontos, autorizando apenas algumas pessoas a fazê-los e exigindo registro de justificativa
- Confira se está tudo “ok” com a integração entre PDV, maquininha de cartão e diferentes frentes de vendas, tipo o cardápio digital e/ou o delivery
- Concilie semanalmente cartões e aplicativos com o extrato bancário
- Cruze as vendas com o que consta em estoque para evitar perdas invisíveis
Você vai perceber, inclusive, que o fechamento ficará mais fácil!
Como fazer fechamento de caixa de restaurante?
Enquanto, no controle, você precisa olhar para o fluxo contínuo de entradas e saídas ao longo dos dias, garantindo que cada movimentação esteja registrada corretamente no momento em que acontece, no fechamento do caixa, especificamente, é necessário se debruçar sobre a conferência final dos números consolidados, comparando o que foi vendido com o que efetivamente entrou no caixa e nas contas do restaurante.
E o ideal é que esse processo se repita diariamente, sempre no final da operação.
Confira ao final de todo dia se o que foi vendido realmente entrou em caixa e, quando as contas não “baterem”, identifique o que houve imediatamente: só isso vai lhe permitir corrigir falhas no processo, evitar prejuízos recorrentes e impedir que pequenos erros se transformem em perdas financeiras acumuladas.
Trouxemos um checklist rápido para você agir, esperamos que goste! :)
Checklist para fechamento de caixa de restaurante [ATUALIZADO]
Faça mais do que contar dinheiro! Se o movimento já encerrou oficialmente, o sistema já está fechado e nada mais será cobrado e você ou algum outro colaborador estão responsáveis pelo fechamento, basta seguir este passo a passo e entrar em ação:
1. Colete todas as informações necessárias
Encerre todas as mesas abertas no sistema de PDV do restaurante, finalize os pedidos de todas as frentes de vendas, colete justificativas para cancelamentos e pendências e confira um por um, confira descontos aplicados e sangrias feitas durante a operação. Tudo precisa estar registrado.
2. Centralize dados em relatórios
Na própria tecnologia de fechamento de caixa usada no restaurante, gere relatórios de vendas que apresentem o fechamento de cada conta por forma de pagamento, os cancelamentos, os descontos, as sangrias e informações também por canais de vendas (se delivery e salão forem integrados, por exemplo).
Separe:
- Caixa físico
- Comprovantes de cartão
- Comprovantes de Pix
- Relatórios do cardápio digital e outros aplicativos
- Fechamento de lote da maquininha
3. Confira cada pagamento
Aqui é onde muitos restaurantes perdem dinheiro sem perceber! Faça o seguinte:
| Forma de pagamento | Como fechar o caixa |
|---|---|
| Dinheiro | Contar valor total, separar fundo de troco, conferir sangrias e identificar possível diferença |
| Cartões | Conferir valor no sistema vs. aprovado na maquininha, conferir fechamento do lote da máquina, verificar taxas aplicadas e vendas parceladas |
| Pix | Conferir extrato bancário, validar comprovantes e confirmar se todos os Pix foram registrados no sistema |
| Vouchers | Conferir valores e comprovantes físicos (se houver) |
E atenção: se usar aplicativo de delivery, dedique esse momento também para conferir valor bruto vendido, taxas devidas a plataforma, repasses previstos e cancelamentos.
4. Faça uma conciliação completa
Para cada forma de pagamento, compare total vendido no sistema com total efetivamente recebido e diferenças, caso existam.
Caso qualquer divergência seja identificada, verifique erros de lançamentos, troco incorreto, duplicidades, Pix não registrados e/ou cancelamentos indevidos.
Fique sabendo: pequenas diferenças recorrentes são mais perigosas que um erro grande isolado.
5. Analise os resultados de forma estratégica
O fechamento de caixa também deve responder:
- Qual foi o ticket médio do dia?
- Qual o percentual de vendas foi em dinheiro?
- Quanto foi concedido em descontos?
- Qual o percentual de cancelamentos?
- Houve divergência? Qual o padrão da semana?
- Como está a divisão salão vs. delivery vs. app?
E aqueles relatórios obtidos anteriormente somados à sua conciliação revelarão segredos importantes para o controle das contas do estabelecimento!
6. Formalize o fechamento
Finalmente, garanta o registro de tudo o que diz respeito ao encerramento financeiro da operação:
- Data
- Nome do responsável
- Total vendido
- Total por forma de pagamento
- Total recebido
- Divergência (caso haja)
- Justificativas
E assine ou colete a assinatura do responsável pelo processo, guardando o papel em que tudo está registrado de forma física ou digital, mas sempre com máxima segurança.
7. Execute alguns procedimentos finais
7. Execute alguns procedimentos finaisSe ficar dinheiro em caixa, guarde-o de forma segura e se for necessário realizar qualquer depósito ou transferência, faça isso imediatamente conforme política interna. Envie o relatório de fechamento ao financeiro e bloqueie o acesso ao caixa até o início de um novo turno.
Nunca se esqueça: um caixa mal fechado gera erros na gestão e uma gestão desatenta pode colocar o caixa no vermelho.
Extra! Melhores dicas para fechamento de caixa eficiente
Com o passar das semanas e dos meses, experimente adotar boas práticas importantes como estas:
- Separe quem opera de quem audita o caixa
- Faça auditorias surpresa se considerar necessário
- Defina uma tolerância formal de diferença para o fechamento
- Estabeleça um limite máximo para descontos concedidos sem sua autorização
- Crie um histórico de divergências por responsável e por turno para identificar padrões
- Acompanhe de perto o percentual de dinheiro em espécie entrando e saindo do caixa
- Cuidado com pedidos cancelados depois de pagos, pois isso é um ponto clássico de fraude
- Compare dias equivalentes e verifique se há oscilações fora do comum, buscando compreendê-las
- Use os relatórios de fechamento para tomar decisões estratégicas sobre a operação e o cardápio também
- Confira taxas de aplicativos e adquirentes e tente renegociações
- Melhore a política de tolerância de erros e divergências
Fora tudo isso, nunca deixe o fechamento para o outro dia, pois você perde rastreabilidade, memória da equipe e capacidade de correção imediata! Aos poucos, o processo vai se tornando parte da cultura do negócio e deixa de ser uma obrigação.
Boa sorte!
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