Controle de estoque do restaurante: organize já

Se você está cansado(a) de perder vendas e desperdiçar recursos porque o controle de estoque do seu restaurante é falho e ineficiente, faça o seguinte: desenvolva uma ficha técnica para cada item do cardápio e busque maneiras de monitorar, de perto, a entrada e a saída de mercadorias.

Adotar essas e outras estratégias como as que serão enumeradas no decorrer deste artigo vai ser a única maneira de o seu negócio lucrar sem desperdiçar, e aquela história de “quando falta, a gente compra” ou o papo de “pode improvisar com o que tem” precisa ser deixada de lado urgentemente.

Mas calma! Com as dicas abaixo e uma força tarefa inicial, a palavra “prejuízo” vai sair do seu vocabulário rapidinho – para nunca mais voltar!

Como deve ser feita a gestão de estoque de restaurante?

Para fazer um controle do estoque sem dor de cabeça, o papel e a caneta, uma planilha e, acima de tudo, o uso da tecnologia podem ajudar. Seja detalhista e anote tudo sobre as entradas e saídas de produtos do seu depósito e de suas geladeiras ou câmaras frias.

O registro é parte fundamental do processo já que, sem ele, se torna quase impossível manter o restaurante funcionando como deveria, controlar itens próximos do vencimento e até traçar ações de marketing e pensar em combos especiais e promoções!

É a análise do estoque, feita por você ou um profissional destinado exclusivamente para esse trabalho, com base na rotatividade de cada item do cardápio e no tempo de vencimento de cada ingrediente, que vai dar início à toda a gestão desse setor da sua empresa.

Afinal, do que adianta ter um cardápio incrível se os insumos para preparar cada prato não estiverem in loco?

Continue lendo para aprender ainda mais.

Como fazer controle de estoque em restaurante em 10 etapas

Dez passos separam você de um controle de estoque bem-sucedido, à prova de desperdício, prejuízo financeiro e insatisfação do consumidor: comece elaborando uma ficha técnica para cada prato e termine fazendo promoções para pôr o que sobrar do estoque para rodar.

Dá uma olhada em todas as etapas detalhadas agora!

1. Tenha uma ficha técnica para cada item do cardápio

Quem cuida do estoque precisa ter uma ficha técnica de cada prato e cada bebida preparados no estabelecimento para saber quais são os itens necessários na hora de comprá-los e para conferir um por um no momento da entrega.

Sem contar que o documento será importante para o restaurante manter a credibilidade e o padrão de qualidade.

Inclua, na sua ficha: 

Depois, utilize-a para contabilizar o estoque como um todo e calcular também o CMV do seu restaurante.

2. Saiba quais são os pratos e as bebidas que saem mais

É claro que você precisa ter, em estoque, todos os ingredientes necessários para produzir cada opção do cardápio, mas saber quais pratos e bebidas saem mais vai lhe ajudar a definir a quantidade de itens indispensáveis para atender às demandas do restaurante num dia, numa semana, no mês etc.

Converse com os funcionários da cozinha, faça uma contagem de estoque antes ou depois de determinado período e aproveite as épocas de inventário para analisar amostragens. Além disso, se você usa um cardápio digital, por exemplo, estude os relatórios fornecidos pela tecnologia. 

Aí, pode seguir para o terceiro passo da gestão!

3. Defina as quantidades mínimas e máximas de cada insumo

O estoque de um restaurante não pode ser tão reduzido a ponto de faltarem ingredientes indispensáveis para manter o cardápio valendo e o consumidor feliz, nem tão grande a ponto de comprometer o financeiro e gerar prejuízos. 

A lista dos pratos e das bebidas mais e menos vendidos, que você preparou se seguiu as dicas do tópico anterior, pode ajudar na definição da quantidade mínima e máxima de cada insumo armazenado, portanto, apegue-se a ela para manter o estoque sob controle.

Aproveite a oportunidade e todas as suas investigações para definir o tipo de estoque com o qual você deseja trabalhar:

Pense no que faz sentido para a sua proposta de negócio.

4. Sempre faça a conferência das mercadorias recebidas

Seja você ou alguém de confiança, defina quem vai receber e conferir os produtos que chegam no restaurante e confira todos eles, um por um. Avalie se as informações do pedido batem com as da Nota Fiscal e se os insumos entregues correspondem tanto com um quanto com outro documento.

Confira tipo, marca e qualidade dos recebimentos, anote a data da entrada desses itens no estoque e avalie o relacionamento com o fornecedor do restaurante, registrando pontos positivos e negativos de cada nova compra.

Mercadoria recebida? #Partiu armazenar!

5. Armazene os insumos corretamente

Novamente, seja você ou alguém designado para o trabalho, higienize o necessário e armazene os insumos em condições favoráveis à sua conservação. Esteja atento(a), especialmente, a produtos perecíveis, como carnes, leites e frios, que devem ser mantidos refrigerados ou congelados, conforme as instruções da embalagem.

E considere a capacidade de armazenamento do restaurante antes de aceitar qualquer desconto imperdível de algum fornecedor para fechar uma compra maior! Mesmo que sua intenção seja economizar, não coloque tudo em risco, o que leva à próxima dica.

6. Organize o estoque em categorias

Qual o seu critério de organização do espaço físico de armazenamento dos insumos? Ainda não tem nenhum? Não sabe a resposta? Se quiser evitar desperdício de alimentos e de dinheiro, divida o seu estoque em, pelo menos, três categorias: seco, refrigerado e congelado.

Além de tudo, divida os produtos em prateleiras e estantes, não os deixe em contato direto com o piso e as paredes, e garanta haver circulação de ar entre todos eles. Também é importante não retirar nada da embalagem até ser necessário e, depois de retirar, armazenar e etiquetar tudo de acordo com as normas da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).

E certifique-se de manter itens já estocados – recebidos em entregas anteriores à última – para frente, e colocar os novos produtos para trás no momento do reabastecimento do seu estoque, assim, você fica de olho no prazo de validade deles.

7. Agrupe os insumos e coloque etiquetas

Aproveitando a deixa das dicas anteriores, o estoque deve ser um ambiente organizado e funcional, senão, transitar por ele, retirar os ingredientes necessários, armazenar outros, fazer o registro do que entrou e saiu e, principalmente, a contagem de inventário, tornam-se ações insustentáveis.

Agrupe os itens armazenados em grupos do tipo:

E etiquete-os não só identificando sua categoria, como atribuindo códigos específicos para eles – que podem ser criados por você apenas para controle interno, aqueles que já estão programados no seu ERP ou códigos adequados às exigências de órgãos como a Secretaria da Fazenda, para controle financeiro e de tributações.

Se achar válido, pesquise sobre contar com empresas especializadas nesse processo para lhe ajudar!

8. Controle a saída das mercadorias

Já sabe de tudo o que entrou e cada insumo está devidamente recebido, avaliado e categorizado? Agora, anote todas as mercadorias que saem da despensa também, seja de modo manual ou por meio do uso de uma plataforma de gestão de estoque. 

Cabe a você garantir que a vida útil de cada item que chega no estabelecimento seja supervisionada, do contrário, não existe controle: apenas um entra e sai de alimentos de um espaço físico específico.

9. Faça a contagem do estoque com regularidade

Conte os produtos e verifique se as quantidades batem com os registros de itens que saíram do estoque e foram vendidos no salão ou usados no preparo de alguma receita final. A maioria dos restaurantes faz esse processo – de inventário! – no último dia de cada mês, mas você pode realizá-lo semanalmente ou quinzenalmente, por exemplo, a depender do que for melhor para a rotina do seu negócio.

Com a checagem em dia, você ou seu estoquista tem em mãos os dados necessários para avaliar se a quantidade de itens disponíveis é suficiente para atender a demanda dos próximos dias ou se um novo pedido deve ser feito.

10. Crie promoções para produtos prestes a vencer

Xô, desperdício! Quando a coisa apertar, coloque o estoque para rodar e evite perder insumos: faça alguns cálculos, entenda como agir para não sair no prejuízo, e crie promoções ou combos promocionais. Você libera espaço, movimenta o negócio de uma forma diferente e ganha a chance de repensar a quantidade mínima e máxima de cada item adquirido. 

E cuidado com o que não fazer – nunca, nem no aperto!

Gestão de estoque: o que não fazer

Aqui está uma lista de proibições se você quiser valorizar seu restaurante e colocar mais dinheiro no bolso!

Tanto sistemas de gestão quanto soluções de autoatendimento vão contribuir com a localização mais ágil de informações, o cálculo mais assertivo de previsões de demanda, a melhora na organização de dados e o planejamento para a realização do já tão falado “inventário”.

Com tudo isso aplicado na rotina do restaurante, você conseguirá fazer a compra dos produtos certos, no tempo e na quantidade certa. Ser resolutivo(a) e usufruir dos benefícios de uma boa organização, sem gastar energia “apagando incêndios” que poderiam ser evitados!